RPA egner sig især til gentagne arbejdsgange, hvor reglerne er tydelige, og oplysningerne allerede findes i virksomhedens systemer. Før en virksomhed automatiserer, bør den følge opgaven fra start til slut: Hvem indtaster oplysningerne, hvor opstår ventetid, og hvilke trin kræver stadig menneskelig vurdering? Når virksomheden kortlægger arbejdsgangen før automatisering, tilbyder BizPerformer digitalisering af arbejdsprocesser med og uden AI.

Det giver et brugbart billede af, om automatisering kan fjerne manuelle overleveringer eller gentagne indtastninger. RPA automatiserer bestemte trin i en arbejdsgang, mens digitalisering af en hel arbejdsproces også kan ændre, hvordan opgaven tilrettelægges og fordeles.

Undersøg opgaven, før den automatiseres

Beskriv først, hvordan opgaven faktisk bliver løst i dag. Notér, hvilke oplysninger der modtages, hvilke systemer medarbejderne bruger, og hvad der skal ske, før opgaven kan afsluttes. Medtag også undtagelserne: manglende dokumenter, uklare oplysninger eller sager, der kræver en faglig vurdering.

En arbejdsgang egner sig typisk bedre til automatisering, når dens trin gentager sig, og reglerne kan beskrives uden løbende skøn. Hvis medarbejderne ofte må fortolke uklare instruktioner eller træffe afgørelser ud fra særlige omstændigheder, bør processen ikke uden videre automatiseres fra ende til anden.

Se efter, hvor automatisering kan fjerne manuelt arbejde. Det kan være oplysninger, der skal kopieres mellem systemer, sager, der venter på en manuel overlevering, eller medarbejdere, der udfører samme kontrol igen og igen. Skriv også ned, hvad der udløser opgaven, og hvordan man kan se, at den er afsluttet korrekt.

Et praktisk tjek er at undersøge, om en kollega kan følge arbejdsgangen ud fra en fælles vejledning uden at skulle gætte. Kan trinene beskrives tydeligt, og er adgangen til de nødvendige oplysninger på plads? Hvis ikke, bør virksomheden først få styr på processen og dens regler.

Skeln mellem automatisering og digitalisering

Automatisering af en arbejdsgang kan tage sig af afgrænsede, gentagne trin. Det kan eksempelvis være at flytte oplysninger mellem systemer eller sende en sag videre, når bestemte betingelser er opfyldt. Medarbejderen kan fortsat have ansvaret for at kontrollere indholdet og håndtere afvigelser.

Digitalisering af arbejdsprocessen ser bredere på hele forløbet. Her undersøger virksomheden også, om oplysninger indsamles det rigtige sted, om godkendelser ligger hensigtsmæssigt, og om medarbejderne får de nødvendige informationer på det rette tidspunkt. Det kan føre til ændringer i selve arbejdsgangen, ikke kun i de manuelle trin.

Det er nyttigt at skelne mellem opgaver, der kan følge faste regler, og dem, der kræver faglig vurdering. En automatisk proces kan for eksempel sende en sag videre, når alle nødvendige felter er udfyldt, mens en medarbejder tager stilling til uklare eller usædvanlige sager. Beskriv den grænse, inden løsningen sættes i drift.

AI kan supplere automatisering, når arbejdet omfatter oplysninger, der ikke altid følger samme struktur. Virksomheden skal stadig beslutte, hvornår et menneske skal kontrollere resultatet, og hvem der har ansvaret, hvis oplysningerne er ufuldstændige. BizPerformer tilbyder digitalisering og automatisering af arbejdsprocesser med og uden AI samt AI-rådgivning og teknologirådgivning.

Få styr på adgang, platform og drift

Når virksomheden vurderer en løsning, bør den undersøge, hvilke systemer der skal forbindes, og hvordan adgangen til dem administreres. Brugeradministration handler blandt andet om at styre, hvem der har adgang til relevante oplysninger og funktioner. Adgangen bør følge medarbejdernes roller og virksomhedens interne regler, så automatiseringen ikke får bredere rettigheder end nødvendigt.

Compliance bør også indgå i planlægningen, især når processen håndterer følsomme oplysninger eller kræver dokumentation. Virksomheden bør vide, hvilke handlinger der registreres, hvor dokumentationen opbevares, og hvordan afvigelser håndteres. InfoBridge tilbyder dokumentation og compliance til virksomheder med høje krav.

Platformen er også en del af den praktiske vurdering. Undersøg, hvor løsningen hostes, hvem der følger driften, hvordan fejl bliver opdaget, og hvilken support der er til rådighed. BizPerformer tilbyder platformhosting, brugeradministration, drift og overvågning 24/7 samt sparring og support. Virksomheden har platformene BizPerformer Cloud og InfoBridge.

Undersøg også, hvordan ændringer i et tilknyttet system påvirker automatiseringen. Hvis en skærm, et felt eller en adgangsregel ændres, kan arbejdsgangen kræve justering. Aftal derfor, hvem der følger op på ændringer, hvordan fejl meldes ind, og hvem der må godkende ændringer i processen.

Afprøv løsningen trinvis og følg op

En trinvis afprøvning viser, om den beskrevne arbejdsgang svarer til hverdagen. Vælg en afgrænset opgave, beskriv dens regler, og fastlæg på forhånd, hvad medarbejderne skal kontrollere under afprøvningen. Det kan være, om oplysninger sendes korrekt videre, og om sager med mangler bliver stoppet det rigtige sted. Medarbejdernes kontrol af oplysninger under afprøvningen kan suppleres med teknologirådgivning fra bizperformer.com.

Hold øje med, hvor processen går i stå. Hvis mange sager kræver manuel hjælp, kan reglerne være uklare, eller arbejdsgangen kan rumme flere undtagelser end forventet. Brug observationerne til at justere løsningen, inden virksomheden udvider den til flere opgaver.

BizPerformer bygger løsninger i faser og afstemmer dem med virksomhedens forretning fra start. Derfor bør arbejdsgang, ansvar og drift indgå, mens løsningen udvikles. Virksomheden bør beskrive, hvad der skal fungere i den daglige opgave, og hvem der skal følge op efter idriftsættelsen.

Inden virksomheden går videre, bør den kunne svare på nogle enkle spørgsmål: Er trinene stabile og tydelige? Hvilke afgørelser skal fortsat træffes af medarbejdere? Hvem administrerer adgangen, overvåger driften og håndterer fejl? Og hvordan dokumenteres processen? En introduktion til emnet findes på BizPerformers side om RPA.

Med svarene på plads kan virksomheden vurdere, om opgaven egner sig til automatisering, eller om selve arbejdsprocessen først bør ændres. Målet er ikke at automatisere flest mulige trin, men at vælge en afgrænset opgave, hvor regler, ansvar og drift kan beskrives tydeligt.